“Las quince ventajas que depara la anonimización de datos personales en la gestión de la información de un despacho de abogados”
José Ramón Moratalla Escudero es abogado y actualmente desempeña las funciones de Coordinador de Análisis de Mercado e Inteligencia Competitiva en Lefebvre – El Derecho.
Recientemente la AEPD ha publicado una guía para fomentar el uso de la reutilización de la información del sector público. Publicación que se ha acompañado de otro documento que lleva por título “Orientaciones y garantías en los procedimientos de anonimización de datos personales”. Con estos documentos, la Agencia persigue facilitar la implementación de estas técnicas, impulsar su divulgación, y contribuir a extender su uso entre los ciudadanos, las instituciones, corporaciones y empresas, y entre estas, hemos de incluir los despachos de abogados.
El concepto jurídico de anonimización
Ni en la LOPD ni el nuevo Reglamento General Europeo de Protección de Datos, ni siquiera la Directiva 95/46/CE a la que este sustituye aportan una definición concreta y específica de anonimización, si bien, sí alude a los efectos jurídicos que deparan los datos personales anonimizados o anónimos.
Así, a la luz de la Directiva, por anonimización cabría interpretarse cualquier proceso o tratamiento de la información que imposibilite la identificación del interesado (según el Considerando nº 26). Algo parecido a lo que la Ley Alemana Federal de Protección de Datos de 1990 ya abordaba cuando se refería a “despersonalización”:
Diferencia entre disociación, anonimización y pseudoanonimización
Cuestiones también que plantea la anonimización -o también conocida como disociación de los datos-, son por un lado la condición de reversibibilidad o por el contrario de irreversibilidad al que se ve abocado el proceso, y por otro, su distinción con la pseudoanonimización, un proceso este sí reversible consistente en codificar el dato. Si la disociación es irreversible, estaríamos frente a una anonimización completa y la información anónima resultante –carente de datos personales- quedaría ajena y exenta de la aplicación de la normativa de protección de datos personales. Sin lugar a dudas se trata de una cuestión de calidad de la disociación de los datos o anonimización.
Las razones que aconsejan la anonimización como proceso de tratamiento de datos
Son muchas las cuestiones que podríamos abordar en este sentido (sin ir más lejos las técnicas más frecuentes que vienen siendo utilizadas para la anonimización y sus posibles riesgos a los que se asocian como son la singularización, la vinculabilidad y la inferencia) pero nos centraremos en detallar escuetamente las quince ventajas o razones principales que apoyan y aconsejan la anonimización de los datos personales en la gestión de la información de un despacho de abogados.
Entre otras muchas posibles razones o ventajas -pensando ya en prepararse e incluso adelantarse a la hora de afrontar los retos que en el tratamiento de datos traerá consigo la entrada en vigor en Mayo 2018 del nuevo Reglamento General Europeo de Protección de Datos que para un despacho de abogados depara la aplicación de técnicas de disociación y anonimización en el tratamiento de los datos-, destacamos las siguientes:
1.- Da cumplimiento a las exigencias normativas vigentes en materia de protección de datos personales.
2.- Refuerza la seguridad de la información y complementa a las medidas de ciberseguridad habilitadas en el despacho para hacer frente a posibles amenazas exteriores (ejemplo con la encriptación de la información y sus comunicaciones).
3.- Minimiza el riesgo de fuga de información que pudiera ocasionarse dentro del despacho.
4.- Asegura el capital intelectual estratégico del despacho. Nos referimos no tanto a la información contenida en los propios expedientes, como de las propias estrategias legales y procesales seguidas con los clientes y colaboradores en los asuntos y casos tratados.
5.- Confiere orden, trazabilidad y fiabilidad en la gestión del conocimiento del despacho en base al principio de Accountability en la gestión de la información sometida a los procesos de disociación.
6.- Cumple también con los requerimientos legales en el plazo de conservación de los datos de carácter personal (artículos 4.5 LOPD y 8.6 del Reglamento, también en este sentido ver el Informe C.J. nº 3/2012 del Consejo General de la Abogacía Española).
7.- Salvaguarda la confidencialidad de las comunicaciones, tanto entre los propios integrantes del despacho como en las relaciones con el cliente y colaboradores.
8.- Permite la reutilización de la información por los gestores del conocimiento del despacho y despeja la posible implementación de tecnologías cognitivas en este ámbito.
9.- Posibilita el derecho de portabilidad de la información que asiste al cliente del despacho o –en todo caso- al titular de los datos personales, derecho contemplado en el nuevo Reglamento General Europeo de Protección de Datos.
10.- En colación con la anterior ventaja citada, la anonimización habilita la transacción de datos entre distintas soluciones informáticas y de software existentes en materia de gestión de expedientes o gestión de despachos, de análisis de riesgos legales, de compliance, etc.
11.- Aporta beneficios en el ámbito de cloud hosting al abrir enormemente el abanico de lugares a elegir en los que residenciar la información anonimizada.
12.- Allana igualmente -una vez que nos encontramos ante un entorno de Open Data- la aplicación de técnicas de Big Data en la explotación de la información del despacho.
13.- Apoya la labor de la figura del responsable de tratamiento de datos del despacho en la obligada aplicación del principio de la responsabilidad activa recogido en el nuevo Reglamento General Europeo, y facilita las auditorías que en este sentido se habrán de realizar frente a los riesgos de reidentificación.
14.- Ahorra en costes, pues al minimizar riesgos genera rentabilidad. La anonimización como la privacidad es un activo para el despacho si bien es preciso tener presente que la auditoría del riesgo de privacidad deberá necesariamente comprender todo el ciclo de vida del dato.
15.- Posiciona al despacho en referente de calidad, confianza y transparencia. Así, la anonimización supondrá una nueva ventaja competitiva diferencial que tendrá su peso en la captación y fidelización de clientes
Por todo ello, la propuesta de incluir en la contratación de los servicios de los despachos de abogados una nueva cláusula basada en el consentimiento que habrá de prestar el cliente para que el despacho pueda proceder a la anonimización, así como en la aprobación de la facultad por parte del despacho de reutilización de la información que se genere con ocasión de la relación entre las partes, y que previa y completamente se haya anonimizado, supondrá el paradigma de la transparencia en cuanto a la gestión de la información y tratamiento de datos personales se refiere.
En este sentido, hago mías las palabras de Daniel López Carballo, cuando afirma: “transparencia y protección de datos son dos conceptos que no tienen por qué encontrarse enfrentados”.
José Ramón Moratalla Escudero
Abogado y Coordinador de Análisis de Mercado e Inteligencia Competitiva en Lefebvre – El Derecho
